制冷空调设备成套文件是在购置或制造设备这一环节中形成的，反映设备结构、外貌及使用的全部文件。购置制冷空调设备，必然同时购进一套随设备装箱的文件。这套文件是设备制造厂为方便用户对设备的安装、使用和维修而编制的。由于这套文件只供安装、使用、维修，不供制造使用，所以不会有全套制造图。一般有使用说明书和维护保养说明书，有关系统图，如电气、液压、传动等系统图.易损零件加工图等。
如果需要安装后才能使用，还要有安装图或说明书，由于设备的繁简程度不一，设备制造厂的经营方针不同，设备文件没有千篇一律的成套范围，检查这类设备成套完整与否，主要以设备装箱单中所附的装箱文件目录为依据，同时还要注意国家有关特殊要求，如压力容器的出厂文件应符合国家有关安全监察的规定。
设备档案以正式使用时间为界限，可分前期档案与后期档案。前期档案是指制冷设备的设计资料，产品合格证，安装、调试中的各种数据、报告，是设备正式使用前形成的档案。后期档案是指使用、维修过程中产生的新的文件，如设备使用维护记录。设备及安全装置、仪表等的检验记录等。应补充到相关的设备档案中去，设备更新以及各种设备事故可与其并列人设备档案之中，作为永久保存。
